Découvrir l’interface Seyna AML Surveiller un dossier
Surveiller un seul dossier Surveiller plusieurs dossiers (via .CSV) Alerte émiseTraiter une alerte
Les e-mails envoyés et reçus dans la timelineNotification lors d’une nouvelle alerte
Découvrir l’interface Seyna AML
Pour accéder à Seyna AML, il faut cliquer dans le menu sur “Conformité” puis “Alerte AML” ou “Dossier AML”.
L’interface AML se sépare en deux sections :
- Les alertes qui doivent être gérées. Pour rappel, une alerte comporte une ou plusieurs correspondances sur une liste de sanctions avec un score.
- Les dossiers surveillés qui sont l’ensemble des dossiers que vous avez créé
Par défaut, le premier portefeuille est choisi. Vous pouvez en sélectionner en haut à droite un autre pour le consulter.
Vous pouvez également ajouter un nouveau dossier en cliquant sur “Surveiller un nouveau dossier”
Surveiller un dossier
Sur la page de “dossier AML”, il suffit de cliquer sur “Surveiller un dossier”. Vous avez alors la possibilité de surveiller :
- Un seul dossier - Par formulaire
- Plusieurs dossiers - par dépôt de fichier csv
En complément, vous pouvez le surveiller :
- Instantanément
- Sur une période définie.
Si vous choisissez sur une période définie, Seyna AML surveillera le bénéficiaire entre une date de début et une date de fin de surveillance. Nous vous alerterons si ce nom apparaît un jour sur les registres du gel des avoirs.
Aller dans “conformité” puis “Dossier AML”
Il suffit ensuite de cliquer sur “Surveiller un dossier”. Vous avez alors la possibilité de surveiller :
- Une personne
- Une entreprise
- Une liste (de personne ou d’entreprise) - via un fichier Csv
Une fois les informations de nom et les détails, vous pouvez le surveiller :
- Instantanément
- Sur une période définie.
Si vous choisissez sur une période définie, Seyna AML surveillera le bénéficiaire entre une date de début et une date de fin de surveillance.
Nous vous alerterons si ce nom apparaît un jour sur une liste de sanction (Registre du gel des avoirs par exemple).
Surveiller un seul dossier
- Cliquez sur “Surveiller un dossier”.
- Remplissez le formulaire en choisissant de le surveiller instantanément ou sur une période donnée
- Pour une entreprise, il est nécessaire de compléter le nom et l’identification
- Pour une personne, il est nécessaire de compléter le nom et la date de naissance.
- Une fois le formulaire validé, vous arrivez sur la page du dossier.
Surveiller plusieurs dossiers (via .CSV)
- Cliquez sur “Surveiller une liste”.
- Récupérer le template Personne physique ou personne morale (entreprise)
- Déposez le fichier csv dans l’espace approprié
- Vérifier qu’il n’y a pas d’erreur dans l’encart prévu à cet effet.
- Une fois le formulaire validé, vous arrivez sur la liste des dossiers surveillés avec l’ensemble des dossiers ajoutés.
Alerte émise
Une alerte est émise dès lors qu’une potentielle correspondance est trouvée entre le nom du bénéficiaire du dossier surveillé et une entité d’une liste de sanctions.
L’alerte est émise si le score de correspondance est plus élevé que celui que vous avez sélectionné dans les paramètres de votre portefeuille.
Une alerte peut comporter plusieurs correspondances avec des scores différents (Tous au-dessus de votre seuil défini dans les paramètres).
Les alertes peuvent être émises :
- À la création d’un dossier surveillé
- Quotidiennement précisément à 3h du matin.
Traiter une alerte
Si une alerte est créée, il est nécessaire de procéder aux vérifications réglementaires.
Vous devez cliquer sur “procéder à la vérification”. Cela ouvre l’espace collaboratif. Vous pouvez alors réaliser plusieurs actions :
- Écrire à l’assuré
- Écrire à l’assureur
- Écrire un commentaire
- Et enfin Clôturer l’alerte
L’ensemble de ces actions est enregistré dans la timeline.
À noter que les réponses à vos e-mails envoyés depuis l’app se retrouvent directement dans la timeline également.
En cas d’alerte, vous devez effectuer des démarches pour obtenir des informations complémentaires.
N'hésitez pas à nous contacter pour toute(s) question(s) via le mail lcbft@seyna.eu.
Les e-mails envoyés et reçus dans la timeline
Les réponses sont directement enregistrées dans le thread de l’alerte. Vous savez qui a répondu et surtout vous pouvez consulter les pièces jointes.
Notification lors d’une nouvelle alerte
Il vous suffit de vous rendre dans “Paramètres” puis “AML” et enfin “Paramètres AML” et de renseigner les e-mails. Les référents AML recevront une notification par e-mail dès qu’une alerte AML sera émise sur le portefeuille. Vous pouvez en renseigner plusieurs séparés par un “;”