La gestion comptable d’une police d’assurance repose sur un ledger qui est associé à chaque police. Ce ledger contient nécessairement deux sens d’entrée : les crédits et les débits.
En complément, nous pouvons avoir deux grands types d'entrées dans le ledger :
- Les entrées simples.
- Les transactions : il s'agit d'une entrée associée à un paiement.
Certains entrée enregistrée (Paiement et rembrousement) dans le grand livre peut être associée à un statut spécifique qui correspond à l'état des transactions effectuées. Les transactions peuvent se trouver dans l'un des trois états suivants :
- En attente
- En échec
- Succès
Il est important de noter que le statut d'une transaction peut évoluer au fil du temps en fonction de son traitement et de ses résultats. Ainsi, une transaction initialement en attente peut ultérieurement passer à l'état de réussite ou d'échec, en fonction de son dénouement.
Cette distinction entre les différents états des transactions permet de suivre et d'analyser plus précisément les opérations effectuées dans le ledger, offrant ainsi une meilleure compréhension de l'historique des transactions et de leur impact sur l'ensemble du système.
Il est essentiel de bien tenir compte de ces différentes informations lors de la gestion comptable d’une police d’assurance.
Acceder au ledger et la balance de la police
Pour accéder au ledger et le balancer de la police, il vous suffit d'aller dans l'onglet "comptabilité" de la police.
Ledger et timeline
Chaque entrée dans le registre est notifiée dans la chronologie.
De plus, la chronologie conserve un enregistrement chronologique de toutes les opérations effectuées dans le registre, ce qui permet une traçabilité complète et transparente des transactions.
Les entrées venant des quittances (Period)
Les entrées venant des quinttances sont des débits du montant de la quittance.
Chaque periode possede une date et heure de
duedate . Celle ci determine le moment ou la periode doit etre payé (voir Comprendre les quittances d’une police (Period))
Un cron tourne tous les heures pour detecter les quittances à payer.
Dés qu’une quittance (period) est passé, celle ci declenche un débit du montant à payer (L’ensemble des price items).
Celui ci arrive en débit dans le ledger.
Exemple :
Pour la quittance (Period) suivante, le ledger va avoir un entrée de
débit de 8,00 le 20/07/2023 à 18:32. plain text{ "id" : "06a917cf-a74e-4b68-813c-890540ef586b", "external_id" : "fcda0e7c-3cce-4575-8a7e-fa4b0dd73ff4", "external_type" : "QUOTE", "created_at" : "2023-07-20T18:31:56.197Z", "updated_at" : "2023-07-21T09:00:44.212Z", "reference" : "CD648455-1", "starts_at" : "2023-07-21T00:00:00.000Z", "ends_at" : "2023-07-21T23:59:59.999Z", "due_at" : "2023-07-20T18:32:29.889Z", "primary" : 445, "commission" : 289, "amount" : 800, "tax" : 66, "tax_rate" : 8.99, "portfolio_id" : "acmy4f", "ledger_account_entry_id" : "05ff2efa-b276-43a2-b3b1-31f835ed00b2", "ledger_account_id" : "7eaf43ce-cb5f-4a89-9b47-f6e7c71babcd", "status" : "ACTIVE", "automatic_payment" : true, "sandboxed" : true }
Les transactions et leurs status (payment)
Lorsqu'une quittance est émise, elle crée une entrée de débit comme indiqué ci-dessus. De plus, si un
automaticpayment de la période est effectué, une transaction est déclenchée.La transaction fonctionne comme suit :
- Une entrée de crédit est créée pour le montant équivalent du débit (par exemple, un
créditde8,00pour la quittance ci-dessus). Cette entrée est en statutEn attente.
- Cette entrée déclenche une intention de paiement auprès du prestataire de paiement (PSP - actuellement Stripe).
- En fonction de la réponse du PSP, le statut est mis à jour.
- Si le PSP nous informe que la transaction a été effectuée avec succès, l'entrée de crédit passe à
Succès. - Si le PSP nous informe que la transaction a échoué, l'entrée de crédit passe à
Échec.
Dans le ledger, vous pouvez consulter les détails d'une transaction en cliquant dessus.
Créer une transaction manuelle
Comme annoncé ci-dessus, nous avons la possibilité d'avoir des entrées et des transactions automatiques provenant des quittances ou des paiements.
Il est également possible d'avoir des entrées manuelles que nous appelons "transactions manuelles" dans le grand livre.
Vous avez la possibilité de les modifier avec les éléments suivants :
- En provenance du client : Crédit
- À destination du client : Débit
- Le montant en €
- La date
- Le statut
- En attente
- Échec
- Succès
- Un label/description
